Apa Itu Paperless? 

Paperless office, juga dikenal sebagai paper-free office, adalah sistem yang dirancang untuk mengelola administrasi dengan mengurangi atau bahkan menghilangkan penggunaan kertas dan beralih ke dokumen digital. Dalam era digital, penggunaan kertas semakin berkurang, dan kita tidak lagi perlu mencetak foto atau dokumen penting, karena semuanya dapat disimpan dalam bentuk digital.

Dalam rentang waktu antara tahun 1990 hingga 2000, dunia memasuki era digital dengan kemunculan internet, ponsel digital, data seluler, laptop, dan notebook. Ini menjadi salah satu tren utama dalam era digital, di mana penggunaan kertas menjadi semakin minim.

Penerapan sistem paperless ini memiliki banyak manfaat, baik bagi tempat kerja maupun lingkungan sekitarnya. Beberapa manfaatnya termasuk penghematan biaya, peningkatan efisiensi kerja, dan bahkan pengurangan dampak pemanasan global. Oleh karena itu, banyak perkantoran dan bisnis yang telah mengadopsi sistem paperless dalam beberapa tahun terakhir.

10 Keuntungan Paperless Bagi Bisnis

Sumber : Alamy

Banyak keuntungan yang didapat dengan menggunakan paperless dalam aktivitas sehari-hari dalam dunia bisnis. Berikut 10 keuntungan paperless : 

1. Menghemat Pengeluaran Bisnis

Dengan menerapkan paperless, bisnis dapat menghemat pengeluaran dengan mengurangi penggunaan kertas, printer, mesin fotokopi, shredder, tinta, staples, pulpen, dan peralatan sejenis lainnya. Ini akan membantu mengurangi biaya operasional.

2. Ruang yang Lebih Efisien

Paperless menghilangkan kebutuhan akan perangkat seperti printer, mesin fotokopi, dan shredder, serta ruang penyimpanan dokumen fisik. Dengan demikian, ruang kantor akan menjadi lebih luas dan dapat digunakan untuk tujuan lainnya.

3. Menghemat Waktu

Dalam sistem paperless, proses mencetak dan memfotokopi dokumen tidak diperlukan. Dokumen dapat dengan mudah dibagikan secara digital dalam hitungan menit, menghemat waktu yang berharga.

4. Pekerjaan yang Lebih Efisien dan Produktif 

Dengan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk mencetak dan memfotokopi dokumen, pekerjaan menjadi lebih efisien. Karyawan dapat fokus pada tugas-tugas yang lebih penting dan meningkatkan produktivitas.

5. Keamanan Dokumen

Dokumen kertas rentan terhadap kerusakan, kehilangan, atau kejadian tak terduga lainnya. Dalam paperless office, dokumen-dokumen disimpan secara digital dengan keamanan yang lebih baik, seperti penyimpanan di server atau cloud.

6. Pencarian yang Mudah Dalam Paperless

Pencarian dokumen menjadi lebih mudah. Dengan menggunakan kata kunci tertentu, dokumen yang dibutuhkan dapat dengan cepat ditemukan, menghemat waktu dan usaha dalam mencari dokumen fisik di antara tumpukan file.

7. Penyesuaian dengan Preferensi Pelanggan Dalam era Digital

Banyak pelanggan lebih memilih layanan dan komunikasi melalui media digital. Dengan paperless, bisnis dapat menjalankan strategi pemasaran digital yang efektif seperti media sosial, blog, email marketing, dan lainnya untuk mencapai pelanggan dengan lebih mudah.

8. Dampak Lingkungan yang Positif Paperless

Memiliki manfaat lingkungan yang signifikan dengan mengurangi penggunaan kertas. Ini membantu mencegah deforestasi dan dampak negatif lainnya, seperti longsor, banjir, dan pemanasan global. Menerapkan paperless dapat menjadi langkah yang ramah lingkungan.

9. Kolaborasi Tanpa Batasan dan Jarak Dengan Paperless

Batasan dan jarak tidak lagi menjadi hambatan. Tim dapat bekerja sama secara online melalui penyimpanan cloud atau dokumen online. Dokumen dapat dengan mudah dibagikan melalui berbagai platform komunikasi seperti WhatsApp, Telegram, email, Slack, dan Google Drive.

10. Meningkatkan Produktivitas Kerja

Penerapan paperless dapat meningkatkan produktivitas kerja. Proses kerja yang lebih cepat dan praktis dalam pembuatan dokumen secara digital akan berdampak positif pada produktivitas karyawan dan kinerja bisnis secara keseluruhan.

Pengertian Legalisasi Dokumen Digital

Jika Anda ingin beralih ke dunia paperless, lantas apakah dokumen digital tersebut legal? Ya, tentunya Anda harus melalui proses legalisasi. Proses legalisasi dokumen digital penting untuk memastikan keabsahan dokumen di mata hukum. Legalisasi melibatkan pengesahan tanda tangan tanpa mempengaruhi kebenaran isi dokumen. Dokumen yang digunakan di negara lain atau asing di Indonesia perlu legalisasi oleh instansi berwenang. 

Legalisasi membuktikan dokumen ditandatangani sesuai prosedur oleh Pejabat Umum seperti Notaris pada tanggal yang sama dengan penandatanganan. Peraturan Pemerintah Nomor 88 Tahun 1999 mengatur legalisasi dokumen digital. Tanda Tangan Elektronik (TTE) digunakan sebagai metode yang sah untuk memastikan keabsahan. TTE harus bersertifikasi dengan Sertifikat Elektronik (SrE) dari Kemkominfo.

Meskipun dokumen digital memiliki kekuatan hukum yang sama, legalitasnya tidak otomatis. Dokumen digital harus melalui legalisasi untuk memastikan keaslian isi, nomor registrasi, dan tanda tangan. Eksekutif perusahaan atau pejabat bertanggung jawab menetapkan legalitas dokumen.

Proses legalisasi melibatkan pembuatan berita acara sesuai Peraturan Pemerintah Nomor 88 Tahun 1999. Berita acara mencakup informasi lengkap seperti tempat, tanggal, jenis dokumen, dan konfirmasi pengalihan dokumen perusahaan. Berita acara memperkuat keabsahan legalitas dokumen. Sertifikat Apostille digunakan untuk mengesahkan asal-usul dan tanda tangan pejabat pada dokumen publik seperti ijazah, akta lahir, akta cerai, surat kuasa, dan surat kematian

5 Langkah Cara Mendaftar dan Membuat Permohonan Legalisasi di AHU Legalisasi - Apostille

Sumber : Young on top

Berikut adalah langkah-langkah mudah untuk mendaftar akun dan membuat permohonan legalisasi di AHU Legalisasi - Apostille:

Langkah 1: Registrasi Akun

1. Klik tombol pendaftaran akun AHU Legalisasi - Apostille.
2. Anda akan diarahkan ke halaman Registrasi yang meminta data seperti NIK, Nama Lengkap, Email, Konfirmasi Email, dan Nomor Handphone.
3. Setelah mengisi data, klik tombol "Daftar".

Langkah 2: Aktivasi Akun

1. Periksa email yang telah Anda daftarkan sebelumnya.
2. Anda akan menerima Email Aktivasi akun yang berisi NIK dan Password Sementara.
3. Gunakan NIK dan Password Sementara untuk login, lalu klik "Aktivasi Akun" dalam email atau gunakan link URL yang diberikan untuk melakukan aktivasi akun.

Langkah 3: Melakukan Login

1. Gunakan NIK/Email dan Password untuk melakukan login ke akun Anda.

Langkah 4: Membuat Permohonan Legalisasi

1. Di halaman utama, klik menu "Buat Permohonan".
2. Pilih dokumen yang akan dilegalisasi dan Negara tujuan legalisasi. Sebagai contoh, pilih "Dokumen Pendidikan" dan "Malaysia" sebagai Negara tujuan legalisasi.
3. Jenis layanan "Legalisasi" akan muncul secara otomatis berdasarkan dokumen dan tujuan Negara yang Anda pilih.
4. Selanjutnya, Anda akan diminta untuk mengisi formulir dengan data yang diperlukan, seperti informasi diri, alamat, jenis dokumen, nomor dokumen, nama dokumen, dan lainnya.
5. Setelah mengisi formulir, klik "Tambah Permohonan" untuk memasukkan permohonan ke dalam daftar.
6. Jika diperlukan, Anda juga dapat menambahkan jenis permohonan lainnya.
7. Setelah mengisi semua form, klik "Simpan dan Lanjutkan" untuk melanjutkan ke tahap berikutnya.

Langkah 5: Preview dan Submit

1. Anda akan diarahkan ke halaman preview. Pastikan untuk memeriksa kembali semua data yang telah diisi.
2. Jika semua data sudah benar, klik "Submit Permohonan".
3. Permohonan Anda akan masuk ke daftar permohonan Apostille dan akan diverifikasi oleh pihak verifikator.

Pastikan untuk mengikuti langkah-langkah ini dengan cermat saat mendaftar akun dan membuat permohonan legalisasi di AHU Legalisasi - Apostille.

Dimensy: Solusi Keamanan Dokumen Digital untuk Mendukung Implementasi Paperless Bisnis Anda. 

Jika Anda mencari e-meterai untuk perusahaan Anda, penting untuk memilih dengan bijak. Pastikan Anda memilih layanan yang aman dan terpercaya. Salah satu solusi terbaik adalah menggunakan Dimensy.

Dimensy adalah platform yang menyediakan distribusi produk keamanan digital. Keamanan dan kepercayaan menjadi prioritas utama Dimensy, dan mereka telah menjalin kerja sama dengan Perusahaan Umum Percetakan Uang Republik Indonesia (PERURI).

Melalui Dimensy, Anda tidak hanya dapat membeli e-meterai, tetapi juga produk keamanan digital lainnya, seperti stempel digital, tanda tangan digital, otentikasi sertifikat digital, dan KEYLA. Produk-produk keamanan digital ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan Anda.

Jangan ragu untuk membeli produk keamanan digital perusahaan Anda melalui Dimensy sekarang juga! Kunjungi tautan ini Dimensy untuk mulai memanfaatkan layanan digital.