Paperless adalah inovasi teknologi dalam bisnis yang menjadi tren belakangan ini. Inovasi teknologi terus berkembang dan banyak mempengaruhi cara kita hidup sehari-hari, termasuk dalam dunia bisnis. Salah satu inovasi tersebut adalah konsep paperless atau bebas kertas yang menawarkan banyak manfaat bagi bisnis Anda. Namun, apa itu paperless dan bagaimana cara penerapannya dalam bisnis?
Dalam artikel ini, kami akan membahas secara mendalam tentang paperless, mulai dari konsep, manfaat, filosofi, hingga tips dan cara penerapannya. Paperless bukan sekadar mengganti kertas dengan dokumen digital, tapi juga tentang mengubah cara berpikir dan bertindak dalam menjalankan bisnis. Dengan penerapan paperless, bisnis Anda dapat menghemat biaya, meningkatkan efisiensi, dan menjaga keamanan data dengan lebih baik.
Tunggu apa lagi? Mari kita simak selengkapnya disini!
Apa itu Paperless?
Sumber: APS Payroll
Paperless merupakan istilah yang berasal dari bahasa Inggris yang artinya adalah "tanpa kertas". Istilah ini mulai populer digunakan belakangan ini, karena semakin maraknya teknologi digital yang bisa membantu kita untuk mengurangi penggunaan kertas dalam berbagai aktivitas sehari-hari, seperti di kantor, sekolah, maupun di rumah.
Dalam konteks bisnis, menurut ECM consultant, paperless seringkali diartikan sebagai kebijakan perusahaan yang mengurangi penggunaan kertas secara signifikan dan beralih ke penggunaan teknologi digital untuk menghemat biaya dan meningkatkan efisiensi. Sebagai contoh, beberapa perusahaan telah beralih ke sistem penyimpanan data digital untuk menggantikan arsip-arsip kertas yang biasanya menumpuk di rak-rak.
4 Filosofi dari Paperless Office
Paperless office bukan hanya sekadar penghapusan kertas dan penggunaan teknologi. Filosofi di balik paperless office melibatkan perubahan dalam cara kita berpikir dan bekerja. Di bawah ini adalah beberapa filosofi dalam paperless office:
1. Pengurangan limbah dan dampak lingkungan
Filosofi utama di balik paperless office adalah untuk mengurangi penggunaan kertas dan konsumsi sumber daya yang berlebihan. Ini dilakukan dengan cara meminimalkan penggunaan kertas dan memanfaatkan teknologi untuk mengelola dokumen dan informasi. Dalam jangka panjang, paperless office dapat membantu mengurangi dampak lingkungan dan mendorong kesadaran lingkungan di seluruh organisasi.
2. Meningkatkan efisiensi dan produktivitas
Paperless office juga melibatkan penggunaan teknologi yang lebih canggih, seperti perangkat lunak manajemen dokumen, aplikasi kolaborasi, dan alat pencarian. Dengan alat-alat ini, proses bisnis dapat menjadi lebih efisien dan produktif, karena dokumen dapat dengan mudah dicari dan diakses oleh siapa saja, di mana saja, dan kapan saja.
3. Promosi fleksibilitas dan mobilitas
Paperless office memungkinkan karyawan untuk bekerja dari mana saja dan kapan saja, selama mereka memiliki akses ke internet. Dengan memanfaatkan teknologi, karyawan dapat bekerja secara fleksibel, meningkatkan kreativitas, motivasi, dan kebahagiaan di tempat kerja.
4. Meningkatkan keamanan data
Dokumen digital memungkinkan untuk dilindungi dengan perangkat lunak keamanan yang memadai. Hal ini dapat membantu organisasi melindungi informasi rahasia dan data penting dari akses yang tidak sah.
7 Alasan Mengapa Harus Paperless Dalam Bisnis?
Sumber:efilecabinet
Di era digital ini, paperless adalah sebuah solusi untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi di dalam bisnis. Berikut ini alasan mengapa harus paperless dalam sebuah bisnis!
1. Mengurangi biaya operasional
Dengan beralih ke paperless, perusahaan dapat mengurangi biaya operasional yang berhubungan dengan penggunaan kertas, seperti biaya pembelian, penyimpanan, dan pemrosesan. Dalam jangka panjang, hal ini dapat menghemat banyak biaya untuk perusahaan.
2. Meningkatkan efisiensi
Dalam bisnis, waktu sangat berharga. Menurut allstarss, dengan adopsi paperless proses bisnis dapat menjadi lebih efisien. Data dapat diakses dengan cepat dan mudah, dan proses kerja dapat dilakukan lebih cepat dengan lebih sedikit kendala, seperti kehilangan dokumen atau kesalahan entri data.
3. Mempercepat kolaborasi
Dalam bisnis modern, kolaborasi merupakan hal yang sangat penting. Dengan adopsi paperless, dokumen dapat dibagikan dengan mudah dan cepat melalui email atau aplikasi kolaborasi seperti Slack atau Microsoft Teams. Hal ini dapat mempercepat proses kerja dan meningkatkan efisiensi.
4. Meningkatkan keamanan data
Penggunaan kertas dapat meningkatkan risiko keamanan data. Dokumen dapat hilang, dicuri, atau rusak. Dalam keadaan paperless, data dapat disimpan secara aman dalam server atau penyimpanan cloud, dengan fitur keamanan yang memadai untuk melindungi data dari ancaman cyber.
5. Meningkatkan keteraturan
Penggunaan kertas dapat membuat ruangan atau lemari arsip menjadi berantakan. Dalam keadaan paperless, dokumen dapat diatur dengan rapi di dalam folder digital, sehingga memudahkan akses dan penelusuran dokumen.
6. Mendukung lingkungan
Dalam era kesadaran lingkungan yang semakin meningkat, adopsi paperless juga dapat membantu perusahaan mendukung lingkungan. Dengan mengurangi penggunaan kertas, perusahaan dapat mengurangi dampak lingkungan, seperti penebangan pohon.
7. Menjadi lebih inovatif
Terakhir, perusahaan yang mengadopsi gaya hidup paperless juga bisa dianggap lebih inovatif dalam menjalankan bisnisnya. Hal ini dapat meningkatkan citra perusahaan dan memberikan dampak positif pada citra perusahaan.
8 Langkah Paperless dalam Bisnis Anda
Jika Anda ingin menerapkan paperless dalam bisnis Anda. Berikut ini adalah 7 langkah paperless yang perlu Anda ketahui!
1. Evaluasi kebutuhan
Langkah pertama untuk beralih ke paperless adalah dengan mengevaluasi kebutuhan Anda terhadap penggunaan kertas. Identifikasi bagian mana dari bisnis Anda yang masih sangat bergantung pada penggunaan kertas. Setelah itu, buatlah rencana tindakan untuk mengurangi penggunaan kertas pada bagian tersebut. Misalnya, jika bisnis Anda sering melakukan pengiriman dokumen, maka Anda dapat mulai menggunakan aplikasi email atau aplikasi kolaborasi untuk mengirim dokumen.
2. Gunakan teknologi
Untuk mengadopsi paperless, Anda perlu mengandalkan teknologi yang memadai. Gunakan perangkat lunak atau aplikasi yang dapat membantu Anda dalam mengelola dokumen digital, seperti aplikasi penyimpanan cloud atau aplikasi manajemen dokumen. Misalnya, Anda dapat menggunakan Google Drive atau Dropbox untuk menyimpan dokumen dan memudahkan akses dokumen dari perangkat lain.
3. Pindahkan dokumen ke digital
Langkah selanjutnya adalah memindahkan dokumen kertas ke dalam format digital. Anda dapat menggunakan scanner atau aplikasi kamera smartphone untuk mengubah dokumen kertas menjadi format digital. Setelah itu, dokumen dapat diunggah ke penyimpanan cloud atau aplikasi manajemen dokumen.
4. Buat kebijakan paperless
Untuk memastikan kesuksesan adopsi paperless, Anda perlu membuat kebijakan yang mendukung gaya hidup paperless. Kebijakan ini dapat meliputi aturan penggunaan kertas, penggunaan aplikasi kolaborasi, dan kebijakan penyimpanan dokumen. Pastikan semua karyawan memahami dan mendukung kebijakan ini.
5. Pelajari dan tingkatkan keamanan data
Saat menggunakan dokumen digital, penting untuk memastikan keamanan data. Pastikan untuk menggunakan perangkat lunak keamanan yang memadai untuk melindungi data dari ancaman cyber. Selain itu, pastikan bahwa semua karyawan memahami pentingnya menjaga keamanan data dan dilatih secara teratur tentang praktik keamanan data.
6. Rutin melakukan backup
Untuk memastikan keamanan data, Anda perlu melakukan backup secara rutin. Pastikan data Anda di-backup secara teratur dan disimpan di tempat yang aman, seperti penyimpanan cloud atau server eksternal.
7. Evaluasi dan sesuaikan
Terakhir, jangan lupa untuk selalu mengevaluasi dan menyesuaikan kebijakan paperless Anda secara rutin. Pastikan bahwa kebijakan tersebut masih relevan dan efektif. Lakukan evaluasi untuk menemukan area yang masih membutuhkan penggunaan kertas dan temukan cara untuk mengurangi penggunaan kertas pada area tersebut.
8. Gunakan Dokumen Digital
Salah satu cara untuk mewujudkan paperless adalah menggunakan dokumen digital. Namun tetap ingat agar dokumen Anda tetap aman dari pemalsuan dan tetap legal, lengkapi dokumen Anda dengan tanda tangan digital, e stamp dan e meterai dari Dimensy.
Dimensy: Solusi Paperless terbaik untuk Bisnis Anda
Saat ini, bisnis semakin menyadari pentingnya beralih ke sistem paperless untuk mengurangi biaya dan meningkatkan efisiensi. Namun, dokumen digital juga memiliki risiko keamanan yang perlu diperhatikan. Rawan pemalsuan dan kebocoran data menjadi masalah serius yang dapat merugikan bisnis Anda.
Inilah mengapa Dimensy hadir untuk memberikan solusi keamanan dokumen digital terbaik untuk bisnis Anda. Kami menyediakan layanan tanda tangan digital tersertifikasi, e meterai, e stamp, keyla, dan produk keamanan dokumen lainnya yang dapat membantu Anda menghindari risiko pemalsuan dan kebocoran data. Dengan layanan kami, dokumen digital bisnis Anda akan memiliki perlindungan keamanan yang terjamin dan terpercaya.
Jadi, jika Anda ingin menghindari risiko keamanan dokumen digital dan menjaga bisnis Anda tetap aman, hubungi Dimensy sekarang juga dan nikmati solusi keamanan dokumen digital terbaik untuk bisnis Anda. Kami juga punya FREE TRIAL!