Cara membuat stempel digital yang aman menjadi sebuah keharusan bagi setiap perusahaan. Hal ini karena, keamanan dokumen perusahaan merupakan hal yang menjadi prioritas. Apalagi saat ini marak terjadi kasus pemalsuan dokumen digital yang merugikan perusahaan.
Berdasarkan hal di atas, maka produk keamanan digital menjadi solusinya. Salah satunya yaitu produk keamanan stempel digital. Berbeda dengan stempel biasa, stempel digital memiliki kode identifikasi unik yang dapat melacak data lembaga pembuat dokumen.
Dalam artikel ini akan kita bahas mengenai stempel digital mulai dari pengertian, alasan mengapa diperlukan oleh perusahaan, hingga cara membuat stempel digital yang aman bagi perusahaan.
Apa itu Stempel Digital?
Stempel digital merupakan salah satu jenis sampel yang memiliki format digital untuk menjamin keamanannya. Secara umum, stempel digital sama dengan stempel pada umumnya. Namun, perbedaan antara stempel digital dengan stempel biasa yaitu pada stempel digital digunakan pada dokumen digital sedangkan stempel biasa pada dokumen fisik.
Stempel digital juga merupakan metode untuk pembayaran bea meterai seperti perjanjian, kontrak dan dokumen yang dimungkinkan dengan teknologi dan sah secara hukum. Stempel digital akan memverifikasi bahwa dokumen yang dibubuhi stempel digital berasal dari lembaga yang mengirimkannya.
Dengan adanya stempel digital juga akan meningkatkan fleksibilitas dokumen online karena dilengkapi dengan kode QR. Jika kode QR ini di scan maka akan memberikan segala informasi terkait mengenai data lembaga yang telah dipindai. Hal ini akan memudahkan perusahaan Anda jika ingin mengecek keaslian dari stempel digital.
Apakah Stempel Digital Aman digunakan untuk Perusahaan?
Stempel digital memiliki sertifikat elektronik yang dapat memvalidasi dokumen digital sehingga dapat membuktikan keaslian dari dokumen dan bersifat legal. Menurut UU No. 11 tahun 2008 (UU ITE) pasal 5 ayat (1) menyebutkan bahwa dokumen elektronik merupakan alat hukum yang sah. Dengan demikian perlu adanya perlakuan yang sama antara dokumen kertas dan dokumen elektronik.
Fungsi dari stempel digital sama dengan stempel pada dokumen fisik yang bertujuan untuk mencegah penipuan. Biasanya dapat terjadi penipuan dengan membuat dokumen palsu mengatasnamakan perusahaan tertentu. Penipu juga tidak sulit untuk memalsukan logo karena dapat menyalin logo perusahaan.
Oleh karena itu, agar perusahaan Anda dapat aman dari penipuan makan penggunaan stempel menjadi salah satu hal yang wajib digunakan. Adanya cap dari setiap surat di perusahaan akan menunjukan keaslian dari dokumen tersebut. Sehingga bila Anda menemukan dokumen yang tidak dicap maka keasliannya perlu dipertanyakan.
Adanya dokumen digital yang dapat diakses secara online membuat stempel dapat dipindai dan dibubuhkan pada dokumen. Hal ini menyebabkan rawan pemalsuan dokumen digital. Oleh karena itu, penggunaan stempel digital dilengkapi dengan kode unik dari perusahaan yang dapat dilacak asal muasal dari lembaga atau perusahaan tersebut. Maka, penggunaan stempel digital akan menjaga keamanan perusahaan Anda dari pemalsuan stempel.
Kenapa Perusahaan Anda Harus Menggunakan Stempel Digital?
Transformasi digital menyebabkan perubahan besar dalam sebuah perusahaan. Jika dulu menggunakan dokumen fisik seperti kertas, maka sekarang menggunakan dokumen digital yang bersifat online.
Untuk itu, penting bagi Anda untuk menjaga keamanan dari dokumen dengan menggunakan stempel digital. Berikut alasan kenapa perusahaan Anda memerlukan stempel digital.
- Mengganti Stempel Konvensional
Seperti yang kita tahu, bahwa stempel konvensional digunakan pada dokumen fisik. Namun, penggunaan dokumen fisik memiliki banyak kelemahan seperti dokumen yang mudah rusak dan proses yang kurang fleksibel. Oleh karena itu, adanya era digital mempercepat peralihan dari dokumen fisik ke dokumen digital. Stempel digital berfungsi untuk mengganti stempel konvensional pada dokumen digital. - Meningkatkan Keamanan Dokumen
Stempel digital memiliki nomor identifikasi yang unik sehingga Anda dapat melakukan pencarian dari mana asal lembaga yang mengirimkan dokumen tersebut. Selain itu, hal ini juga bertujuan untuk mencegah terjadinya pemalsuan dokumen yang marak terjadi. - Menghemat Biaya
Jika menggunakan dokumen kertas maka Anda memerlukan biaya untuk pembelian kertas, tinta dan stempel. Dengan menggunakan stempel digital biaya tersebut dapat diminimalkan.
5 Cara Membuat Stempel Digital yang Aman Bagi Perusahaan
Jika Anda ingin mencari stempel digital maka gunakanlah stempel yang dapat melakukan verifikasi identitas asal dari perusahaan Anda. Dengan demikian, Anda dapat mengurangi resiko pemalsuan dokumen.
Berikut cara membuat stempel digital yang aman dengan menggunakan produk dari Dimensy.
- Pertama Anda perlu melakukan registrasi akun pada Dimensy untuk mengakses fitur stempel digital. Tutorial untuk melakukan registrasi dapat Anda simak pada tutorial penggunaan Dimensy.
- Setelah masuk ke akun Dimensy, Anda dapat mengakses laman stamp pada bagian tanda tangan. Laman stamp digunakan untuk membubuhkan stempel instansi pada suatu dokumen.
3. Setelah masuk ke laman stamp selanjutnya Anda memilih tombol memasukan dokumen. Pilih dokumen yang akan Anda bubuhi stempel digital selanjutnya upload dokumen.
4. Pengguna selanjutnya diarahkan ke laman preview dokumen. Lokasi pembubuhan digital stamp dapat disesuaikan setelah pengguna menekan place stamp untuk memasukan tanda tangan pengguna.
5. Tekan tombol done jika sudah meletakkan stamp pada posisi yang tepat. Sistem akan meletakan stamp tersebut dan pengguna berhasil memasukkan stamp pada dokumen. Secara umum alur metode untuk pembuatan stempel digital ditampilkan pada gambar dibawah ini.
Upgrade Keamanan Dokumen Anda dengan Digital Stempel Dimensy
Sebelumnya Anda sudah mengetahui bahwa saat ini banyak kasus pemalsuan dokumen. Hal ini dikarenakan, stempel tradisional mudah untuk dipalsukan dan keasliannya sulit untuk dilacak. Hal ini menjadi permasalahan, apalagi pada dokumen digital yang masif penyebarannya. Dan penggunaan stempel digital menjadi sebuah solusi karena memberikan proses identifikasi yang jelas.
Jika Anda ingin memilih layanan penyedia stempel digital, maka pilihlah layanan terpercaya. Hal ini dikarenakan, tidak semua stempel digital memiliki perlindungan. Jadi pilihlah layanan penyedia stempel digital yang aman seperti di Dimensy.
Digital Document Security atau Dimensy merupakan platform yang mendistribusikan produk keamanan digital. Dimensy menyediakan layanan stempel digital yang aman dan mudah untuk digunakan.
Melalui Dimensy, Anda tidak hanya akan mendapatkan stempel digital tapi juga produk keamanan digital lainnya mulai dari tanda tangan digital, e meterai, otentikasi sertifikat digital hingga KEYLA. Selain itu, produk keamanan digital ini dapat Anda kostumisasi sesuai dengan kebutuhan Anda.
Ayo saatnya bertransformasi digital perusahaan Anda sekarang, dengan menggunakan produk keamanan digital dari Dimensy sekarang juga!
Ada FREE TRIAL bagi pengguna baru loh!